Zaman yönetimi, birçok sorumluluğun bize nasıl göründüğü belirleyen en önemli etkendir. Kötü bir zaman yönetimiyle sorumluluklar gözümüzde daha çok büyür ve ne yapacağımızı bilemeyiz. Oysa hepimizin aynı zaman aralığına sahip olduğunu çoğu zaman unuturuz. Bunun sebebi ise bazı insanların zaman yönetimini iyi bir şekilde yapmalarıdır. Peki, biz elimizdeki 24 saati en verimli nasıl kullanabiliriz? Bu sorunun cevabını sizin için inceledik.

Zaman Yönetimi Nedir?

Önce zaman yönetiminin kapsam alanını bilmemiz gerekiyor. Günlük sorumluluklarımızı bir plan vasıtasıyla yerine getirmek zaman yönetimidir. Bu açıklama kısa zamanda çok iş yapmak anlamına gelmez. Doğru zamanı doğru iş için kullanmak anlamına gelir. Yani, zamanın verimli kullanımıdır.

Nasıl İyi Zaman Yönetimi Yapabilirim?

Bu soruya cevap verirken sizin için en uygun zaman yönetimi tekniklerini belirlemek gerekiyor. Yani, bu soru için bir doğru yoktur. Herkesin doğrusu farklı olabilir. Bu nedenle zaman yönetim tekniklerini bilmeniz gerekir.

En Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri

Birçok zaman yönetim tekniği vardır. Ancak zamanla bazı teknikler daha büyük çoğunluğa hitap ettiği için daha popüler olmuştur. Bu yöntemlerin uygulanması basit, anlaşılır ve etkili olması da yine zaman içinde daha fazla kitlenin ilgisini çekmiştir. En etkili yöntemlerden bazıları şu şekildedir:

Pomodoro Tekniği

Bu teknik yapacağımız işi küçük molalarla daha sürekli kılmak üzerinedir. Örneğin; bir kitabı 40 dakika okuduktan sonra 20 dakikalık bir dinlenme molası ile birlikte kendinizi yormadan devam etmiş olursunuz.

Kanban Tekniği

Bu teknikle sorumluluklarınızı görselleştirirsiniz. Bunun için ister bir bilgisayar ister bir tablo kullanabilirsiniz.

Öncelikle bir satırı 3’e bölün; yapılacaklar, yaptıklarım ve yapmakta olduklarım.

Yapılacaklar sütununda henüz yapılmamış işleri yazarsınız. Yaptıklarım sütununda yapılmış işler yer alır. Yapmakta olduklarım ise başlanılan fakat henüz bitmemiş işlerden oluşur.

Bu yöntem sayesinde işleri birbirinden ayırıp öncelik sırasına göre bitirebilirsiniz. Aynı zamanda somut bir şekilde yer aldığı için “bugün şunu yapmayı unuttum!” cümlesinden de uzak durmuş olursunuz.

Eisenhower Matrisi

Yine oldukça etkili bir yönteme geçelim. Bu yöntemin ayrıcalığı işleri aciliyetine göre sınıflandırmaktır. Yapılacak işleri sırasıyla şu şekilde ayırın:

Acil  ve Önemli: Ertelenemeyen öncelikli işler bu başlıkta yer alır. Aynı zamanda önemli olduğu için gereken vakti ayırmak gerekir.

Acil Değil ve Önemli: Henüz gereken vaktin olduğu işler bu başlıkta yer alır. Gün içinde küçük zaman dilimleri ayrılıp yapılacak işlerdir.

Acil ama Önemsiz: Ani bir şekilde beliren ancak önemli olmayan işler bu başlıkta yer alabilir. Acildir ancak gereğinden fazla zamanın harcanmaması gereken işlerdir.

Acil Değil ve Önemsiz: Üzerinizde bir yük olmayan ve herhangi bir aciliyeti de bulunmayan işler bu başlıkta yer alır.

Not Tutmak

Bir not defteri taşımak veya telefon ve bilgisayar gibi teknolojik aletlerin bu özelliğini kullanmak daha programlı olmanızı sağlar. Bununla birlikte anlık aklınıza gelen görevler veya fikirleri de not tutarak aklınızda tutabilirsiniz. Böylelikle unutmak gibi bir sorununuz da olmaz.

Zaman Yönetimi Hakkında İpuçları

  • Yapılan araştırmalar sonrası günün en verimli saat dilimi 9 ila 11 arasıdır. Dolayısıyla ekstra motive olmanız gereken görevleri bu saat diliminde tamamlayabilirsiniz.
  • Yalnızca bir işe odaklanmaya çalışın. Bir seferde birden fazla işi yapmak işinizi ve zamanınızı verimsizleştirecektir.
  • Dikkatinizin dağılmasını sağlayacak etkenlerden uzak durun. Öncelikle düzenli bir çalışma ortamı iyi bir başlangıç olur.
  • Unutmayın zamanınızı iyi yönetmek için program yapıyorsunuz. Yapılan programın en etkili program olması için programa uymanız gerekir. Başta yapacağınız ufak ertelemeler, ileride programdan tamamen çıkacağınızın işareti olabilir.
  • Dikkatinizi toplayamıyorsanız ve odaklanmada ciddi problemler yaşıyorsanız bunun için terapi almaktan çekinmeyin.